Det viktigaste i korthet
- Samla föreningens dokument digitalt på en gemensam plats som styrelsen äger.
- Lämna över avtal, underhållsplan, besiktningar, ritningar och pågående ärenden.
- Bilder och rapporter om fastighetens skick gör kunskapen tillgänglig för nya ledamöter.
- Planera överlämningen, gärna med ett gemensamt möte mellan gamla och nya ledamöter.
Varför är överlämningen viktig?
I många föreningar sitter kunskapen om fastigheten hos en eller två personer. När de lämnar styrelsen försvinner kunskap om var ritningar finns, vilka avtal som gäller, varför vissa beslut togs och vad som är på gång. Den nya styrelsen får börja om, och viktiga saker kan missas.
En ordnad överlämning gör föreningen mindre sårbar och gör det lättare för nya ledamöter att komma in i arbetet.
Samla allt på en gemensam plats
Dokument som ligger i någons privata e-post eller dator följer med när personen lämnar. Samla därför föreningens dokument digitalt på en gemensam plats som föreningen äger, till exempel en delad mapp eller ett styrelseverktyg. Se till att flera ledamöter har åtkomst och att åtkomsten flyttas när ledamöter byts.
Dokument att lämna över
- stadgar, ordningsregler och föreningens policys
- protokoll från stämmor och styrelsemöten
- årsredovisningar, budget och underhållsplan
- avtal med förvaltare, entreprenörer, försäkringsbolag och leverantörer
- ritningar, bygglov och besiktningsprotokoll
- garantier och dokumentation från större arbeten
- pågående ärenden och tvister.
Kunskap om fastigheten
Utöver dokumenten finns kunskap som sällan skrivs ned: var avstängningsventiler sitter, vilka delar av taket som brukar läcka, vilka entreprenörer som har gjort bra arbeten och vilka problem som har återkommit. Be avgående ledamöter skriva ned det de vet, eller gå en runda i fastigheten tillsammans med de nya.
Bilder och rapporter om skicket
Bilder på tak, fasader och tekniska utrymmen gör kunskapen om fastigheten tillgänglig för alla, även för den som aldrig har varit på taket. En inspektionsrapport med bilder och en 3D-modell av byggnaden visar skicket och var åtgärder behövs.
Med en 3D-modell och takdokumentation får den nya styrelsen en tydlig bild av fastigheten från första dagen.
Underhållsplanen
Underhållsplanen är en av de viktigaste sakerna att lämna över. Gå igenom den tillsammans: vilka åtgärder ligger närmast i tid, vad bygger bedömningarna på, och när uppdaterades planen senast? Läs mer om underhållsplanen för BRF.
Pågående projekt och ärenden
Gör en lista över pågående projekt, upphandlingar, försäkringsärenden, garantiärenden och medlemsärenden. Ange status, nästa steg och vem som är kontaktperson. Det är ofta här saker faller mellan stolarna.
Avtal och uppsägningstider
Lista föreningens avtal med motpart, löptid och uppsägningstid. Många avtal förlängs automatiskt om de inte sägs upp i tid. Den nya styrelsen behöver veta när avtal ska omförhandlas eller sägas upp.
Behörigheter och konton
Se till att firmatecknare, bankbehörigheter, inloggningar till system, nycklar och passerkort förs över till rätt personer. Ta bort behörigheter för ledamöter som har lämnat. Uppdatera föreningens uppgifter hos Bolagsverket när firmatecknare ändras.
Ett gemensamt överlämningsmöte
Planera ett möte mellan den avgående och den nya styrelsen, gärna kort efter stämman. Gå igenom dokumenten, underhållsplanen, pågående ärenden och fastigheten. Låt de nya ställa frågor. Ett par timmar räcker ofta långt.
Årshjul för styrelsen
Ett årshjul som visar när budget, årsredovisning, stämma, besiktningar och avtalsförnyelser sker hjälper den nya styrelsen att hålla koll. Läs mer om årshjul för fastighetsunderhåll.
Gör dokumentationen löpande
Den bästa överlämningen är den som inte behöver göras på en gång. Om styrelsen sparar dokument på rätt plats och för protokoll löpande, finns allt redan på plats när någon lämnar. Gör det till en rutin att spara rapporter, bilder och avtal direkt.
Som ny ledamot
Är du ny i styrelsen? Be om en genomgång av fastigheten och de viktigaste dokumenten. Läs ny i BRF-styrelsen för en checklista för de första månaderna.
Personuppgifter och sekretess
Föreningen hanterar personuppgifter om medlemmar, till exempel i medlemsförteckningen och i ärenden om andrahandsuthyrning eller störningar. Se till att sådana uppgifter hanteras enligt GDPR, att de bara finns där de behövs och att avgående ledamöter inte behåller kopior. Överlämna dem på ett säkert sätt.
Kontaktlista
Gör en kontaktlista med föreningens viktigaste kontakter: förvaltare, fastighetsskötare, jourföretag, försäkringsbolag, bank, revisor, entreprenörer och kommunen. Ange telefonnummer, e-post och vad de ansvarar för. Det sparar mycket tid för den nya styrelsen.
Fastighetens historik
En kort sammanfattning av fastighetens historik är värdefull: när huset byggdes, vilka större renoveringar som har gjorts och när, vilka problem som har återkommit och vilka åtgärder som ligger närmast. Den kan skrivas på en sida och sparas tillsammans med underhållsplanen. Bilder från olika år gör historiken ännu tydligare.
Revisor och valberedning
Revisorn och valberedningen kan bidra till en bra överlämning. Valberedningen kan se till att nya ledamöter vet vad uppdraget innebär innan de väljs, och revisorn kan påpeka brister i dokumentationen. Ta gärna med dem i planeringen.
En årlig genomgång
Gör det till en rutin att varje år, efter stämman, gå igenom dokumentationen och se att allt är uppdaterat. Då blir överlämningen enkel även när flera ledamöter byts ut samtidigt.
Gå en fastighetsrond tillsammans
Ett av de bästa sätten att lämna över kunskap om fastigheten är att gå en rond tillsammans: vind, källare, undercentral, tvättstuga, soprum, gård och runt huset. Visa var avstängningar finns, vilka delar som har haft problem och vad som är på gång. Ta bilder under rundan och spara dem tillsammans med anteckningarna. Det tar några timmar men sparar många frågor senare.
Sammanfattning
Samla dokumenten på en gemensam plats, lämna över avtal, underhållsplan och pågående ärenden, flytta behörigheter och håll ett gemensamt överlämningsmöte. Gör dokumentationen löpande, så blir varje styrelsebyte enkelt. En förening där kunskapen finns samlad och tillgänglig är mindre sårbar, fattar bättre beslut och har lättare att rekrytera nya ledamöter, eftersom uppdraget känns hanterbart från första dagen. Det är också en trygghet för medlemmarna, som kan lita på att fastigheten sköts även när personerna i styrelsen byts ut. Börja med det viktigaste: underhållsplanen, avtalen, pågående ärenden och bilderna på fastigheten. Resten kan följa efter hand.
Checklista för överlämningen
- Samla dokument på en gemensam digital plats.
- Lämna över stadgar, protokoll, årsredovisningar och underhållsplan.
- Lista avtal med uppsägningstider.
- Lista pågående projekt och ärenden.
- Lämna över ritningar, besiktningar, bilder och rapporter.
- Flytta behörigheter, nycklar och inloggningar.
- Håll ett överlämningsmöte.
- Uppdatera firmatecknare hos Bolagsverket.
Vanliga frågor
Dokument, avtal, underhållsplan, ritningar, besiktningar, bilder, pågående ärenden och behörigheter.
På en gemensam digital plats som föreningen äger och som flera ledamöter har åtkomst till.
Gärna kort efter stämman, med ett gemensamt möte mellan avgående och nya ledamöter.
Genom en gemensam rundvandring och genom bilder, rapporter och gärna en 3D-modell av byggnaden.
