Ny i BRF-styrelsen? Så tar du koll på fastigheten

Styrelsens ansvar för fastigheten

Bostadsrättsföreningen äger fastigheten, och styrelsen ansvarar för den löpande förvaltningen. Det innebär bland annat att se till att byggnaden underhålls, att föreningens ekonomi räcker till underhållet och att fastigheten är säker för boende och förbipasserande. Plan- och bygglagen kräver att byggnader hålls i vårdat skick och underhålls så att deras egenskaper bevaras. Läs mer i guiden om fastighetsägarens ansvar för tak och fasad.

Fördelningen av underhållsansvaret mellan föreningen och medlemmarna regleras i stadgarna. Tak, fasader och stommen är nästan alltid föreningens ansvar.

Frågor att ställa när du börjar

1. Finns det en aktuell underhållsplan? När uppdaterades den senast, och bygger den på en verklig genomgång av skicket? Se guiden om underhållsplan för BRF.
2. När inspekterades tak och fasader senast? Finns det bilder och protokoll?
3. Vilka kända problem finns? Läckage, fuktskador, sprickor eller återkommande fel.
4. Vilka större åtgärder närmar sig? Takbyte, fasadrenovering, stambyte eller fönsterbyte.
5. Räcker sparandet? Jämför sparandet per kvadratmeter med sparbehovet i planen.
6. Vilka avtal finns? Förvaltning, fastighetsskötsel, takskottning och försäkring.
7. Var finns dokumentationen? Ritningar, fakturor, garantier och tidigare beslut.

Checklista för dina första månader

• Läs stadgarna, senaste årsredovisningen och protokollen från de senaste styrelsemötena.
• Gå igenom underhållsplanen och se vilka större åtgärder som ligger närmast i tid.
• Ta reda på vilka avtal föreningen har: förvaltning, städning, snöröjning, försäkring.
• Gå en runda i fastigheten: vind, källare, tvättstuga, soprum och gård.
• Ta reda på var ritningar, garantier och besiktningsprotokoll finns.
• Kontrollera vem som ansvarar för vad i styrelsen.

Lär känna fastigheten

Gå en runda runt fastigheten tillsammans med fastighetsskötaren eller förvaltaren. Titta på tak, fasader, balkonger, takavvattning och sockel. Gå upp på vinden och ned i källaren. Notera det du ser och ta bilder. Använd gärna checklistan i guiden om tecken på att taket behöver åtgärdas.

Tänk på att tak och övre delar av fasaden sällan går att bedöma från marken. Där är det lätt att problem som påväxt, rost och skadad plåt får fortgå i många år.

Roller i styrelsen

Styrelsen fördelar ofta arbetet mellan ledamöterna. Ordföranden leder arbetet och mötena, kassören håller koll på ekonomin och sekreteraren för protokoll. Många föreningar har också en fastighetsansvarig som är kontaktperson för underhåll, felanmälningar och entreprenörer.

Som fastighetsansvarig är det värt att lära sig grunderna om tak och fasad. Läs till exempel om takets livslängd och fastighetsägarens ansvar för tak och fasad.

Bygg upp dokumentationen

Ett vanligt problem i bostadsrättsföreningar är att kunskap försvinner när ledamöter avgår. Bilder ligger i någons telefon och protokoll i någons mejlkorg. Se till att:

• all dokumentation samlas på en gemensam digital plats som föreningen äger,
• bilder och rapporter från inspektioner sparas med datum,
• underhållsplanen uppdateras varje år, och
• nya ledamöter får en introduktion till fastigheten och dokumentationen.

Prioritera rätt

Som ny ledamot kan det vara frestande att vilja åtgärda allt på en gång. Börja med att förstå helheten och prioritera sedan:

1. Säkerhetsrisker, som lösa delar som kan falla ned eller snöras. Se guiden om snö och istappar på taket.
2. Skador som kan ge följdskador, som läckage och fukt.
3. Åtgärder som förlänger livslängden, som målning och rensning. Läs mer om förebyggande underhåll.
4. Större åtgärder som behöver planeras och sparas till.

Underlag som gör styrelsearbetet lättare

Det är svårt att fatta bra beslut om en fastighet som ingen i styrelsen har sett på nära håll. Bilder och mått från en drönarinspektion ger styrelsen ett gemensamt underlag. En 3D-modell av byggnaden gör det enkelt att visa var skadorna sitter, även för medlemmar på stämman.

Dokumentationen följer dessutom med när styrelsen byts ut, så att kunskapen inte försvinner. Läs mer om hur vi arbetar med bostadsrättsföreningar.

Vanliga fallgropar för nya styrelser

• Att vänta med underhållet. Det är lätt att skjuta upp åtgärder för att hålla nere avgiften, men det blir oftast dyrare i längden.
• Att lita på gamla uppgifter. En underhållsplan eller besiktning från många år sedan stämmer sällan med dagens skick.
• Att allt sitter i huvudet på en person. Se till att information finns samlad och tillgänglig för hela styrelsen.
• Att besluta utan underlag. Stora beslut om tak och fasad bör bygga på en aktuell bild av skicket och flera offerter.
• Att glömma medlemmarna. Informera tidigt om större arbeten, så att beslut och avgiftsförändringar inte kommer som en överraskning.

Tänk på överlämningen redan nu

Ingen sitter i styrelsen för alltid. Spara dokument digitalt på en gemensam plats, för protokoll över viktiga beslut och lägg bilder och rapporter om fastigheten där nästa styrelse hittar dem. Det gör att föreningen inte behöver börja om varje gång någon slutar.

Läs mer om förebyggande underhåll och om hur ofta tak och fasad ska besiktigas.

Fastigheten och föreningens ekonomi

Som ledamot är det viktigt att förstå hur fastighetens skick hänger ihop med föreningens ekonomi. De stora kostnaderna för tak, fasad, stammar och fönster kommer med långa mellanrum, men de måste betalas när de kommer. En förening som har sparat enligt en realistisk underhållsplan kan genomföra åtgärderna utan stora avgiftshöjningar.

Läs årsredovisningen med fokus på hur mycket föreningen sparar till underhåll, hur stora lånen är och när de större åtgärderna är planerade. Jämför med fastighetens verkliga skick. Om taket redan är slitet men takbytet ligger långt fram i planen, är det något som styrelsen behöver ta tag i. Läs mer om budget för tak- och fasadrenovering.

Ta hjälp när det behövs

Ingen förväntar sig att en ny ledamot ska kunna allt om fastigheter. Ta hjälp av förvaltaren, av mer erfarna ledamöter och av experter när större beslut ska fattas. För tak och fasad kan en inspektion med bilder och rapport ge ett underlag som är lätt att förstå även utan förkunskaper. Läs mer om vår takinspektion och om hur vi arbetar med bostadsrättsföreningar.