Så upphandlar en BRF en takentreprenad

En BRF upphandlar fritt – men ordnat

En bostadsrättsförening är en privat juridisk person och omfattas inte av lagen om offentlig upphandling. Styrelsen kan alltså välja entreprenör fritt. Men eftersom det handlar om medlemmarnas pengar är det klokt att göra upphandlingen ordnat och dokumenterat: med ett tydligt underlag, flera anbud och en saklig jämförelse.

Det skyddar föreningen mot dåliga avtal och gör det lätt att förklara beslutet för medlemmarna.

Förberedelser

Innan upphandlingen behöver styrelsen veta vad som ska göras. Det kräver en aktuell bild av takets skick, mängder och en uppfattning om ekonomin. Läs checklistan inför takrenovering för stegen före upphandlingen.

Bestäm också vem i styrelsen som ansvarar för projektet och om föreningen behöver extern hjälp av en byggkonsult eller projektledare.

Välj entreprenadform

I en utförandeentreprenad tar föreningen, ofta med hjälp av en konsult, fram en detaljerad beskrivning av hur arbetet ska göras, och entreprenören utför det. Föreningen har då större kontroll men också större ansvar för beskrivningen.

I en totalentreprenad beskriver föreningen vad som ska uppnås, och entreprenören ansvarar för både utformning och utförande. Det kräver mindre förarbete men ger mindre kontroll över detaljerna.

AB 04 och ABT 06

I byggbranschen används standardavtal. AB 04 används för utförandeentreprenader och ABT 06 för totalentreprenader. De reglerar ansvar, garantier, ändringar, betalning och besiktning. Avtalen kompletteras med en administrativ föreskrift där föreningen anger det som gäller för just det här projektet.

Att använda standardavtalen gör att både föreningen och entreprenören vet vad som gäller. Ta gärna hjälp av en konsult eller jurist som kan avtalen.

Förfrågningsunderlaget

Förfrågningsunderlaget är det dokument som skickas till entreprenörerna. Det bör innehålla:

• en beskrivning av fastigheten och taket
• vad som ska göras, med material och kvalitetskrav
• mängder: takytor, längder och antal detaljer
• bilder och en beskrivning av kända skador
• tidplan och önskad byggtid
• krav på arbetsmiljö, avspärrningar och information till boende
• avtalsform och administrativa villkor
• hur anbuden ska utformas och när de ska lämnas.

Bilder och mängder gör anbuden jämförbara

Om entreprenörerna räknar på olika mängder blir anbuden omöjliga att jämföra. Med gemensamma mängder och bilder räknar alla på samma sak, och skillnaderna i pris beror på pris och inte på olika antaganden. Det minskar också risken för tilläggsarbeten.

Mått och ytor i Excel och en skaderapport går att bifoga direkt i förfrågningsunderlaget.

Vilka ska tillfrågas?

Fråga minst tre seriösa företag med erfarenhet av liknande uppdrag. Be förvaltaren, andra föreningar eller en konsult om tips. Kontrollera att företagen har F-skatt, är registrerade och har ansvarsförsäkring. Ge alla samma underlag och samma tid att svara.

Visning och frågor

Ordna gärna en gemensam visning av fastigheten där entreprenörerna kan se taket och vinden och ställa frågor. Svara på frågor skriftligt till alla, så att alla har samma information. Det minskar risken för missförstånd och för att någon räknar fel.

Utvärdera anbuden

Jämför anbuden på mer än priset:

• Ingår allt som efterfrågades?
• Vilka material och metoder används?
• Hur prissätts tilläggsarbeten?
• Vilken tidplan anges?
• Vilka garantier lämnas?
• Vilka referenser har företaget?
• Hur ser företagets ekonomi ut?

Ett anbud som är mycket billigare än de andra kan sakna moment. Ställ följdfrågor. Läs mer om varningssignaler i offerter.

Undvik jäv

En styrelseledamot som har koppling till ett av företagen, till exempel genom släktskap eller ägande, bör inte delta i upphandlingen eller beslutet. Protokollför hur anbuden har utvärderats och varför ett visst företag valdes. Det visar att styrelsen har agerat i föreningens intresse.

Skriv avtal

Avtalet ska hänvisa till förfrågningsunderlaget och anbudet och ange pris, tidplan, betalningsplan, garantier, viten vid försening och hur ändringar och tilläggsarbeten hanteras. Betala i takt med att arbetet utförs, inte i förskott. Förbehåll eventuellt en del av betalningen tills slutbesiktningen är godkänd.

Under arbetet

Håll regelbundna byggmöten och för protokoll. Dokumentera arbetet med bilder, särskilt det som döljs, som underlagstak och infästningar. Hantera ändringar skriftligt och godkänn tilläggsarbeten innan de utförs. Informera medlemmarna om hur arbetet går.

Besiktning

När arbetet är klart görs en slutbesiktning, gärna av en oberoende besiktningsman. Fel som upptäcks ska åtgärdas av entreprenören. Därefter gäller garantitiden enligt avtalet, och en garantibesiktning görs innan den löper ut. Bilder från före och efter arbetet gör det lättare att bedöma resultatet.

När behövs en konsult?

För ett stort takbyte är det ofta värt att anlita en byggkonsult som tar fram förfrågningsunderlag, hjälper till att utvärdera anbuden och följer upp arbetet. Kostnaden för konsulten tjänas ofta in genom bättre anbud och färre tvister. För mindre arbeten kan styrelsen klara sig själv med ett bra underlag.

Spara dokumentationen

Spara förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering, avtal, protokoll, bilder och besiktningsutlåtanden. Det är föreningens underlag vid garantifrågor och en viktig del av fastighetens historik. Läs mer om överlämning till ny styrelse.

Ge rimlig tid för anbud

Ge entreprenörerna tillräckligt med tid att räkna, gärna tre till fyra veckor för ett större takbyte. För kort tid ger sämre anbud och färre svar. Tänk också på att många takföretag är fullbokade under sommaren, så det lönar sig att upphandla under hösten eller vintern inför nästa säsong.

Tilläggsarbeten och ändringar

När taket öppnas kan skador upptäckas som inte syntes innan, till exempel rötskadad råspont. Ange därför i förfrågningsunderlaget hur sådana tilläggsarbeten ska prissättas, gärna med à-priser per kvadratmeter eller per styck. Då vet föreningen i förväg vad det kostar om det behövs, och risken för tvister minskar.

Godkänn alltid tilläggsarbeten skriftligt innan de utförs.

Krav kring de boende

Ange i förfrågningsunderlaget vilka krav som gäller för att skydda de boende: avspärrningar, säkra gångvägar, arbetstider, städning och information. Det gör att entreprenörerna kan räkna med kostnaderna och att det blir tydligt vad som förväntas.

Sammanfattning

En bra upphandling börjar med ett bra underlag: skick, mängder och en tydlig beskrivning av vad som ska göras. Ge alla entreprenörer samma underlag, jämför mer än priset, undvik jäv och dokumentera varför ni valde som ni gjorde. Då får föreningen rätt arbete till rätt pris, och styrelsen kan stå för beslutet inför medlemmarna.