Underhållsplan för BRF: så gör styrelsen en bra plan

Vad är en underhållsplan?

En underhållsplan, ofta kallad teknisk underhållsplan, är en lista över de byggnadsdelar och installationer som föreningen ansvarar för, deras skick och när de beräknas behöva underhållas eller bytas. Till varje åtgärd hör en uppskattad kostnad. Planen sträcker sig ofta över 30–50 år.

Planen är inte bara en teknisk lista. Den är grunden för föreningens ekonomi: hur mycket som behöver sparas varje år, om lån kommer att behövas och hur årsavgiften bör utvecklas.

Vad ska ingå i underhållsplanen?

• Klimatskalet: tak, takavvattning, fasader, fönster, dörrar, balkonger och sockel.
• Installationer: värme, ventilation, vatten och avlopp, el, hissar.
• Gemensamma utrymmen: trapphus, tvättstuga, källare och förråd.
• Utemiljö: gård, lekplats, parkering, staket och belysning.

För varje byggnadsdel bör planen ange:

1. nuvarande skick och när det senast bedömdes,
2. vilken åtgärd som behövs, till exempel ommålning, omläggning eller byte,
3. när åtgärden beräknas behövas,
4. uppskattad kostnad, och
5. mängder som ytor, längder och antal, så att kostnaden går att räkna om.

Hur gör man en underhållsplan för tak och fasad?

1. Inventera. Lista byggnadsdelarna: taktäckning, underlagstak, plåtdetaljer, takavvattning, fasader, fönster, balkonger och sockel.
2. Bedöm skicket. Utgå från en aktuell inspektion, inte bara från byggnadsår. En takinspektion och fasadinspektion med drönare ger bilder och skick för varje del.
3. Ta fram mängder. Ytor och längder behövs för att räkna kostnader. Se mått och ytor i Excel.
4. Uppskatta återstående livslängd för varje del, med hjälp av skicket och riktvärden för livslängd.
5. Sätt kostnad och år för varje åtgärd.
6. Räkna fram sparandet som behövs per år.
7. Följ upp årligen och justera när skicket eller priserna ändras.

Underhållsplanen och föreningens ekonomi

Sedan räkenskapsår som inleds efter 2022 ska bostadsrättsföreningar redovisa nyckeltal i årsredovisningen, bland annat sparande per kvadratmeter. Nyckeltalet visar hur mycket föreningen avsätter till framtida underhåll. Det bör jämföras med det sparbehov som underhållsplanen visar. Om sparandet är för lågt kommer avgiften förr eller senare att behöva höjas, eller så får föreningen ta lån när stora åtgärder kommer.

Köpare och banker tittar allt oftare på de här siffrorna. En aktuell och trovärdig underhållsplan gör det lättare för styrelsen att motivera avgiftsnivån och för medlemmarna att förstå varför sparandet behövs. Läs mer i guiden om att budgetera för tak- och fasadrenovering.

Hur ofta ska underhållsplanen uppdateras?

• Varje år: för in genomförda åtgärder, justera kostnader och flytta åtgärder i tid vid behov.
• Vart tredje till femte år: gör en grundlig genomgång av skicket på hela fastigheten.
• Efter större händelser: till exempel efter stormskador, läckage eller större renoveringar.

Läs mer i guiden om hur ofta tak och fasad bör besiktigas.

Vanliga brister i underhållsplaner

• Schabloner i stället för verkligt skick. Planen säger att taket ska bytas om tio år, men ingen har tittat på det.
• Felaktiga mängder. Fel takyta eller fasadyta ger fel kostnad.
• Planen uppdateras inte. Genomförda åtgärder ligger kvar och nya behov saknas.
• Ingen koppling till ekonomin. Sparandet är inte anpassat efter planens behov.
• Kunskapen försvinner med styrelsen. Bilder och dokumentation finns hos en avgången ledamot. Läs mer i guiden för dig som är ny i BRF-styrelsen.

Vem gör underhållsplanen?

Planen kan tas fram av styrelsen själv, av föreningens förvaltare eller av en konsult. Oavsett vem som gör den är det styrelsen som ansvarar för att den finns och används. Många föreningar låter en konsult göra en grundlig plan och uppdaterar den sedan själva varje år.

Det viktiga är att underlaget är aktuellt. En plan som bygger på gamla antaganden ger fel sparande, och då kan föreningen tvingas låna eller höja avgiften kraftigt när åtgärden väl behövs.

Kom igång

1. Samla befintlig dokumentation: ritningar, tidigare planer, besiktningsprotokoll och fakturor.
2. Gör en inventering av skicket, gärna med hjälp av en fackman och bilder av tak och fasader.
3. Ta fram mängder och uppskattade kostnader.
4. Prioritera åtgärderna och lägg in dem i tid.
5. Koppla planen till budgeten och sparandet.
6. Bestäm vem i styrelsen som ansvarar för att planen uppdateras.

Ett årshjul för fastighetsunderhåll gör det lättare att komma ihåg de löpande kontrollerna mellan de stora genomgångarna.

Underhållsplanen och medlemmarna

Planen påverkar årsavgiften, och därför bör medlemmarna förstå den. Visa de största åtgärderna på stämman, gärna med bilder på skicket. Ett tydligt underlag gör det lättare att få gehör för nödvändiga avgiftshöjningar.

Är du ny i styrelsen? Läs ny i BRF-styrelsen. Se också hur vi hjälper bostadsrättsföreningar med underlag till underhållsplanen.

Tak och fasad – planens största poster

I de flesta föreningar är taket och fasaden, tillsammans med stammar och fönster, de största posterna i underhållsplanen. Därför är det extra viktigt att just de bygger på ett bra underlag. En felbedömning på några år åt ena eller andra hållet kan betyda stora skillnader i hur mycket föreningen behöver spara.

Dela gärna upp taket i delar: taktäckning, underlagstak, plåtdetaljer, takavvattning och takskyddsanordningar har olika livslängd och åtgärdas vid olika tidpunkter. Samma sak gäller fasaden: puts eller tegel, fogar, fönsterbleck, balkonger och sockel. Läs mer om takets livslängd och livslängden för fasadmaterial.

Underhållsplanen i Excel eller i ett digitalt system?

Många föreningar har underhållsplanen i ett kalkylark. Det fungerar bra så länge planen hålls uppdaterad och flera i styrelsen kan arbeta i den. Större föreningar och förvaltare använder ofta digitala system som kopplar ihop planen med bilder, avtal och felanmälningar.

Oavsett format är det viktigaste att planen är lätt att hitta, lätt att förstå och att den följer med när styrelsen byts ut. Mått och ytor i Excel går lätt att föra in i planen, oavsett vilket system föreningen använder.

Se också till att planen har en tydlig ägare i styrelsen, att den gås igenom på ett styrelsemöte varje år och att ändringar protokollförs. Då blir planen ett levande verktyg och inte ett dokument som bara tas fram när något har gått sönder.